A tradicional obrigação do Livro de Registro de Empregados, estabelecida pelo artigo 41 da CLT, determinava que as empresas armazenassem em formato físico os dados cadastrais e contratuais de seus empregados. Esse método, embora funcional por décadas, representava um desafio em termos de organização e eficiência para os departamentos de recursos humanos, que precisavam gerenciar volumosos arquivos físicos e garantir a atualização constante de informações.
Em 2019, com a introdução do eSocial pela Portaria SEPRT nº 1.195, essa obrigação começou a ser substituída por uma base de dados eletrônica. Essa mudança trouxe uma revolução para as operações de recursos humanos, eliminando a necessidade de registros físicos e facilitando o envio rotineiro de dados contratuais ao sistema do eSocial. A digitalização proporcionou maior agilidade e segurança na gestão de informações, além de reduzir significativamente o tempo gasto em processos administrativos.
No entanto, a transição do formato físico para o digital não é automática. Para que o registro eletrônico seja reconhecido, o empregador deve formalizar essa opção no portal do eSocial. Caso contrário, permanece a obrigatoriedade de manter os registros dos empregados atualizados em livros ou fichas físicas. Essa exigência reforça a importância de os empregadores estarem atentos às novas regulamentações e adaptarem seus processos de acordo com as diretrizes atuais, garantindo conformidade e eficiência na gestão de recursos humanos.
